放开自己-第3部分
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因子，其余20％的价值则是来自于80％的因子。
虹桥书吧BOOK。
第6节：引子一（3）
在时间管理的运用上，80/20法则说明的是，任何事情的处理，都要找出其关键，也就是何者为“20”。第六，电话时间尽可能缩短在1分35秒内结束，长话短说。
第七，电话的内容不外乎是人、事、时、地、物，重要的数字及地点都要重复说明，例如几月几号、门牌号码、电话号码、几点几分等，必须重复一次，以免记错。
第八，选择比较好的时段通电话，通常是下班前。因为这个时候大家准备收拾书包，没人愿意与你说废话。公事与私事并不一样，用不着闲扯，避免题外话，可以节省时间。
会议的时间管理
“喂！别忘了明天早上9点的会！”相信任何一个上班族听到“开会”这个词都不免皱眉头：“唉！又开会！”
只要有三个人以上，有议程，就可以开会。而且，一开就是一个上午或者一个下午。怪不得中国人常说：“会无好会、宴无好宴。”会议泛滥，只会增加公司成本。行政效率愈高的组织，会议愈少；行政沟通愈不良的组织，会议愈多。
严格地说，只有两种情形之下，需要开会：其一，有重大决议需要传达或重大事件需要宣布时，一般由总经理主持会议；其二，要开展动脑性质的业务或制订企业计划时，由单位或部门主管主持。其他的会议，几乎都是浪费时间的，而时间就是金钱，浪费时间就等于浪费了金钱。
在行政沟通的分类中，“会议”属于平行沟通。平行沟通，顾名思义，是指平等双方之间的沟通，沟通双方平起平坐。可惜，中国式的会议多半请一个“高级领导”当主席，所以会议经常流于“听报告”、“听训”等形式，而没有真正的沟通。这类会议通常是3∶3∶3模式。
何谓3∶3∶3模式？有两种解释：其一，会议前，事情已决定了1/3；会议后再决定1/3；其余的1/3在会上解决。其二，会议开始后的1/3的时间，用来听“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的1/3时间，叫做“议案讨论”，这时与议题相关的人会很清醒，其他的人则仍不明就里；直到最后1/3的时间，是“议案表决”时间，这时大家才快马加鞭地让“大事化小”、“小事化无”，也就是到了最后那个“1/3”时间，才会有个“虽不满意，但可接受”的结论。了解这类会议的模式之后，我们应该明白：开会时，“时间久”、“人数多”并没有多大的意义，或许“时间愈短”、“人数愈少”反而更能达成共识。至于如何做到有效地管理会议的时间，下列几点可以作为思考的依据。
会议安排在下午比上午好
原因是，上午是黄金时段，需要做比较细致的工作。会议本来就是一种低效率的管理行为，所以，千万不要在高效率时段做低效率的事，这是种极大的浪费。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，不适合作任何决定，最好也不要用来开会，避免“议而不决，决而不行”。
会议时间以60至90分钟最为恰当
重要会议不要超过90分钟；一般会议不要超过60分钟。
采用分点而非整点开会
时间有递延效果，例如，早上9：00开会，一般会开到12：00，10：00开会，一般也会开到12：00。因此，我们若从9：45开到11：00，或从15：30到16：30，那么会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。
与会者要面对大门
与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。迟到的人永远有迟到的习惯，不是因为特殊的原因。如果能避免迟到，会议就能避免常常中断，也可以节省时间。
会议的人数愈少愈好
不要因为这件事与某人只有一点点相关，就找他来开会，只要会后把结果告诉这个人就行了。
尽可能采用电话会议或电视会议
现在许多的企事业单位都会邀请外部的人参加会议，但如果用电视会议系统，可以减少很多差旅、招待费用。
会议主席需经过议事议程训练
许多会议主席本身就不知道如何主持会议。主席的职责是确保议事议程顺利进行，以及时间控制得当，而不是来训话或是做裁判的，否则，何必开会？只要主席指示即可，不必浪费大家的时间。
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第7节：引子一（4）
会议避免例行性
参与会议的人会有个习惯，如果每周三开会，则待议的事都会到周二才进行协调或准备。如果是每周必开的例会，可以安排在每周二或周四下午。
会议室不可太过舒适
安逸的环境会延缓会议的进行，尤其不可准备电话、茶点或有扶手靠背的沙发，这样的环境会让人觉得是来休息的，而不是来解决问题的。会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话都是禁忌。
会议记录应于72小时内送交与会人员
会议记录需经与会人员签字，及主席确定内文无误之后再传交与会人员。每个决议事项都要有完成的时限，因为“时限”代表“实现”。
会议资料及设备需先备妥
常听见有的人走到会议室门口还在问：“今天开什么会？”为了避免这种情况的发生，在会议议程中最好写清楚：讨论的主题是什么，主席报告几分钟，每项议题讨论多长时间。这在标准的国际会议议程中都会明确标明，而一般性的会议往往忽略了这些细节。
简单地说，我认为会议并不是很好的管理方式，而是时间管理和办公效率的一大杀手，如果能不开会就尽量避免，非开不可的会要减少人数、减少时间。将来，移动办公室大行其道，会议都将在网络上进行，这样就会大大提高办公效率了。文件、档案的时间管理
在全面信息化时代尚未到来之时，文件、档案无疑仍是时间管理的一大难题。有些资料我们要先填写，再打印和复印，经过修改后交付上级领导审核，然后分发执行并存档……这一连串的动作，要花费许多时间。因此，除了有关财务及法律凭证的文件资料外，我们并不鼓励保留其他的纸质材料。
档案包括公文、信函、报表、账册、证明、奖状、史料、照片、图样、印刷品等。
凡是要成为档案的材料，必须依照档案管理制度及办法整理保存，否则时间一长，就免不了杂乱无章，愈积愈多，仿佛垃圾一般令人烦恼。
为了让文件、档案不成为累赘，以下的建议可供大家参考：
尽量不用纸张
时间等于空间。能用电子文档取代的表格、公文、报告等，就尽可能地不使用纸张，可以用磁盘等储存。
尽量定期整理
每隔三个月要将办公室大清理一次，以便把平常我们随手一塞的东西翻出来，不要的就扔掉，要保留的就立即归档，这样做至少能把1/5的东西扔掉了。要保持充足空间，不断“汰旧换新”，否则，只会在搜寻资料上浪费时间。
尽量制定标准化的格式
无论书信、公文都应采用最简单的格式，让人填写的东西愈少愈好，审核程序也以不超过三步为宜，以便争取时效。
制定档案时效
一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里80％的档案都只保存一年即可。
善用档案管理人才
许多机关单位都会安排新进的人员或即将退休的年长者，担当档案管理工作。这种做法有一个缺点，就是他们可能对组织不够了解，或者把档案管理当成一件打发时间的无聊工作。档案管理非常重要，如果能善用档案管理人才，会使许多工作事半功倍。
采用中央式管理
中央档案系统是指将组织的各种档案交由档案室或资料室统一管理，而非各部门自己管理，这样才能有效率地归类，而非“各人一把号，各吹各的调”。
采用正确分类
如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容易了。
善用档案管理工具
例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。
注意汰旧换新
这是指要随时更新资料。新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。
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第8节：引子一（5）
注意档案名称
如果没有专门的人员管理档案，很容易让档案杂乱无章，使人找不到。现在我们用计算机存档时更要注意设置正确的文件名，以方便别人查找。
注意存盘方式
这是指如果用计算机储存档案，则必须有能够共享的空间，使他人可通过局域网查询。此时一定要注意将资料档案备份，以免别人误操作删除了重要的资料，那就无法弥补了。
注意调卷、调案程序
一般来说，事业单位的档案管理比较正规，调卷及调案的程序都非常严谨。想借阅一些资料，要填写借阅单，要签名，要依时限交还。而一般的企业里，这项工作就做得比较马虎，同事之间拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。
电话、会议及找文件可以说是在办公室里最耗费时间的三件事。对我们来说，如果上班时，不必开会，不必打电话、接电话，也永远不必看到任何文件，那就好像没干工作一样。所以，文件、资料管理也是考核一般人绩效的凭据，所以，不要为图方便什么资料也不储存。
文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切，无论你职位高低，都得注意它的存在。如果处理不当，它就会成为管理的绊脚石，管理者不得不慎。
小马今年得了一个“最佳秩序奖”，原因是公司评选桌面及环境最糟糕的人时，大家都选了他。
小马是负责公关的，早就养成只要资料一来就往旁边一扔的个性。他的座位四周摆满了文件、报纸、ＤＭ、照片……这座“文件山”堆满了，他又堆一座，所以远远一看，根本看不见小马在哪里，只看到高高的“文件山”。
每当同事问小马：“你怎么又在和文件大战啦？”他都义正词严地说：“你懂什么，我这是乱中有序！”
好一个“乱中有序”！大家给他的公文也好、资料也好、图片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！
有一天，领导交给他一本重要的资料，让他�
