如何掌控自己的时间和生活-第6部分
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删除那些不重要的工作
当你很用心地列出了所有可能的A级活动之后，你会发现自己有太多的事情需要去做，而你的时间却又远远不够。这时你就应该为自己的活动排定先后次序：如果说列举活动的时候你所需要的是创造和想像，那现在你需要完全回到现实。要想做到这一点，你首先需要找出那些不重要的活动，并立即停止它们。
拿起你刚刚列出的活动清单，仔细分析每一项活动，问问你自己：在接下来的七天之内，我是否准备要在此项活动上投入至少五分钟时间（当然，有些活动可能并不需要这么长时间）？如果你的答案是“不”的话，我建议你立即勾掉那项活动。
在勾掉某项活动的时候，你不一定要给出具体的原因：你可能只是不喜欢去做这件事情，或者你可能无法得到必要的帮助，或者是因为你觉得它太难了，或者是因为你太忙了……无论是什么原因，只要觉得自己无法在某项活动上投入必要的时间，你就可以立即将其一笔勾销。
如果到最后你发现自己几乎勾掉了所有的活动，建议你可以从头开始，重新列出四项你觉得有意义，或者说你愿意投入时间去做的活动。
不要因为某件事情很重要（比如说找份新工作）而不愿意删掉它。如果你现在不愿意去着手处理这件事情的话，就立即毫不犹豫地把它勾掉——毕竟，你完全可以等到下个星期再考虑安排这件事情——千万不要让自己的工作越积越多。
在修改完三张A级活动清单之后，你可以把三张清单上的结果总结为一张任务列表。该列表可能会包含十几项活动，对于你来说，这些活动都很重要，而且你愿意在接下来的一个星期里投入时间来完成它们。接下来你要开始动手为所有的活动设定先后次序。在最重要的活动后面写上A—1，然后依次在其他活动后面写上A—2，A—3，A—4……确定完次序之后，你就可以为每项活动确定最后期限，并着手安排完成该活动的具体时间了。在安排时间的时候，一定要仔细考虑好你有哪些时间可以被分配给新的任务。如果你每个星期要抽出三天时间来上夜校的话，那你在工作日可以自由支配的晚上实际上只有两个，假设你现在的任务是跟朋友一起在外共进晚餐，那你准备具体安排哪一天？如果你的任务是开始阅读《战争与和平》的话，你准备什么时候开始？是坐车上班的路上吗？一旦做出决定，立即把它记录下来。
选出一件优先要做的事情，立即动手！
怎样才能更加接近你的人生目标呢？每天都是一个崭新的机会。现在开始，选出至少一件你的A级活动，立即动手。你会发现自己很容易地就向自己的人生目标靠近了一步。
刚开始选择A级活动的时候，你一定要注意选择那些内容较短，而且比较容易实现的。如果你选择了一项难度较大的活动，建议你将其分解为更小的部分，然后从最简单，或者是涉及问题最少、或者是你最重视的那一部分开始。
一旦选出了一项活动，你当天的工作重点就很清晰了。在接下来的16个小时左右的时间里，你总能找到几分钟时间去向着自己的人生目标靠近一步。现在就开始吧！
第5章和本章所讲到的内容都是时间管理最基础也是最重要的部分。我在这里列出了这两章的主要内容，以便帮助读者进行复习：（1）列出可能的长期目标；（2）立即动手，确定目标的优先次序，确认出A级目标；（3）列出实现A级目标可能需要的活动；（4）确立活动的优先次序，确定A级活动；（5）安排完成A级活动的具体日程；（6）按照日程完成相应活动。
认真规划你的每一天
如果你感觉自己已经忙得不可开交了，那么我相信，在为自己布置了A级活动之后，你会感觉更加忙碌。很可能你仍然想继续以前的活动（洗盘子、去工作、逛商店等），但现在你又为自己列出了更多的活动（也就是你在上一章所列出的A级活动）。
要想解决这个问题，你需要暂时放下你的人生目标，开始转而考虑如何安排你的时间。你今天必须做些什么？
显然，你需要时间来完成一些必要的日常活动，比如说吃饭睡觉等，而且虽然你也可以想办法减少花在这些活动上的时间，但你无论如何都不可能完全取消这些活动。另一方面，除非你非常独立、非常富有，或者是有人在供养着你，否则你就必须通过工作来赚到足够的钱来给自己购置食物、衣服以及住房等生活必需品。这也就是说，吃饭、穿衣、交通以及工作等至少会占用你一定的时间。
你还需要时间来完成那些常规性的工作：起床、读报纸、检查邮件、参加工作例会、保持办公区域整洁、看电视、洗盘子、开车接送孩子……这些工作量的多少完全取决于你在你的组织、家庭和你的社交圈当中的位置。
平时你根本不会去花费太多心思考虑这些活动，但它们却占用了你大量时间。事实上，很多人一辈子都在为这些事情而忙个不停。
曾经有一位秘书向我抱怨，她说自己从来没有时间去完成那些老板交代给自己、而且自己也特别喜欢的有意思的任务。跟我聊了一会之后，她突然意识到了问题的真正原因：她每天都在把全部时间用来处理那些常规任务（也就是她上班第一天起老板交代给她的任务）——接电话、做记录、整理文件、带领客人参观办公室、回答问题、管理办公用品等等。这些常规工作几乎占去了她所有的时间，结果使得她根本没有时间来完成那些有趣的工作。
家庭主妇们也经常会遇到这些情况。她们经常会很努力地做好自己的本分工作，结果却发现自己虽然终日忙忙碌碌，却始终没有相应的成就感。
大多数人每天的活动内容都是由自己当前正在处理、但还没有完成的工作决定的：比如你昨天、上个星期或者是上个月开始的某个项目。有时候这些项目只是一些常规性的工作，而有时候却是一些意外。比如说那些一夜走红的作家经常会突然收到邀请去参加各种活动——即便他希望能够抽出一天空闲时间来陪陪自己的家人，或者是开始写作一本新书，但他还是要坚持去兑现自己几个月以前的承诺：到各种各样的场合发表演讲、做讲座，或者是接受电视采访等等。他不可能随心所欲地决定自己什么时候去上床睡觉，或者是待在家里静静地读完一本书。类似的情况也会发生在你身上。
那些意外的事情通常都会让你感到不快，也会占用你的时间。设想一下，你早晨起来之后，发现自己忘记关电灯了，闹钟也没电了，结果你迟到了两个小时才到办公室——而你本来打算提前到15分钟，把昨天没有完成的工作补完的。不仅如此，到了办公室之后，你发现琼斯先生已经打来了五个电话，抱怨说他至今没有收到你昨天答应送给他的文件，所以你不得不立即打电话到快递公司问问情况，然后发疯一样地督促他们抓紧时间。
必要的活动，常规任务，遗留工作，以及我们刚刚谈到的意外情况几乎会占用你的全部时间，对于大多数人来说，他们终日纠缠于这些事务当中，一辈子也不可能找到足够的时间来实践自己的人生目标。要想避免这种情况，你首先需要分辨出那些浪费时间的活动，并通过停止这些活动来为自己挤出更多的时间。要想实现那些对你来说真正重要的人生目标，你只有一种途径：认真规划你每一天的时间。
“谁有时间进行规划？”
无论有多忙，你都应该抽出时间进行规划。越是觉得自己没有时间，你越应该仔细地规划自己的时间。比如说你可以在每天开始或结束的时候抽出十分钟来进行规划——你将因此得到数倍的回报。
有时你可能会感觉自己太忙碌，根本没有时间来进行规划。没关系，或许你确实没有时间。但请想一想，如果不去进行规划，你很难抽出时间去做自己想做的事情，而且你将根本不可能分辨出到底哪些事情才是真正重要的。即便你把大部分时间都用来完成A级活动，但你很可能并没有把时间用来做A级活动中最重要的部分。因此，虽然你认为自己总是没有时间来进行规划，但提前规划却总是能够帮助你挤出更多时间。没错，确实如此：正是因为没有时间进行规划，你才应该抽出时间进行规划。
规划通常最适合在早晨起床时或晚上睡觉之前进行。通常情况下，人们在早晨都会比较清醒，在这个时候进行规划可以帮助你一天都保持劲头十足。因为当你对自己的任务比较清晰的时候，就可以很快地把所有的任务一件件完成。而且把所有任务的次序安排清楚之后，你通常就不会被意外发生的事情打断。
在晚上进行规划也有一定的优势。因为这个时候你会对自己当天所遗留下来的任务比较清楚，因此你也就可以更加有选择性地安排第二天的工作。而且当你一天的工作安排停当之后，你就不会再浪费时间去考虑自己到底哪些事情该做，哪些事情不该做了。晚上进行规划的另一个优势就在于：你的潜意识会在夜间不断工作，并可以为你第二天的工作想出很多不错的方案，甚至可以为你所面临的问题找到更好的解决办法，这样当你第二天到达办公室的时候，你的精神状态就会达到最佳。
由于早晨规划和晚上规划都有各自的优势，所以我建议你不妨尝试在每天的早晨和晚上都进行规划。
你有那么多时间吗？我的几位客户曾经尝试过详细地记录自己每个星期的活动。他们都非常认真，而且比大多数人都更关心自己的时间分配和规划。他们意识到了规划时间的重要性，而且决心投入足够的时间来进行规划。过了一段时间之后，他们发现自己每周规划所占用的时间总共也没有超过四个小时。这件事情说明，规划其实并不会占用太多的时间——平均每天不到一个小时——但它所带来的结果却是很明显的：在任何一天当中，你在A级活动上投入的时间越多，在其他琐碎的事务上浪费的时间就越少。从这个角度来说，规划可以帮助一个人把自己的精力集中到那些最重要的活动上。
我所认识的很多执行官都养成了这么一个习惯：在完成第二天的工作规划之前，他们绝不会离开自己的办公室。还有的人喜欢在第二天上班的时候早到15分钟，以便在这段时间里对自己的计划进行修改。（当然，每天都会有一些意外的事情来打断我们的安排，每当出现这种情况的时候，我们就需要被迫调整自己的计划。）
我基本上会在每天早晨进行规划。虽然我很详细地列出所有的工作，可我每个星期在规划上面所花费的时间最多也没有超过三个半小时。我早晨五点钟起床，当时其他人还在睡觉，于是我就把这段一天当中最安静的时间用来做最重要的事情，规划。
每天早晨，在进行当天工作规划的时候，我总是会首先重温一下自己的人生目标，并根据该目标来确定我当天的A级活动内容。完成规划之后，我会把早餐前的时间用来完成A级活动。比如说我曾经把完成本书列为自己的A级活动，结果本书的大部分内容都是我在家人们起床之前的时间里完成的。
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