男人的黄鑫时段-第18部分

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　　　　管理者、领导者如果太专注于实力的工作，会疏忽原本的管理工作，使流程停滞不前。
克服不适应的关键问题
　　　　如何突破前述状况，使部下的工作能顺利并迅速上轨道呢？以下是几点方法：
　　　　1。将工作内容简单化（第一步就是“整理、整顿”和“活用便条纸”）。
　　　　2。空出时间，指导部下，并给初学者一些他们干得了的工作。
　　　　3。将工作和人分类，依照难易度、经历、性格等等分配工作。
　　　　以下再就几个要点做说明。
　　　　（1）将工作内容简单化
　　　　公司的老手将工作揽在手上，工作的流程、使用的文件、甚至道具等等都只有自己才知道，将使其他人完全不清楚工作内容，即使只是稍具难度的工作，也会变得像是无字天书一样的困难。
　　　　但是仔细一问，非得要老手才能完成的工作，充其量也只是他们手上所有工作的一小部分。本来，初学者或是新职员也能完成的工作，因为公司的老手紧抓着不放，所以使这些工作对新职员来说，变得难以理解。所以，指导工作的时候，教的这一方要将自己手上的工作内容，尽量的明确化。
　　　　（2）要做到这一点就从“整理、整顿”开始：
　　　　不管是谁，都能知道档案或是东西的位置，并且随时随地拿到自己想要的档案或东西（但是秘密要案、贵重物品和人事考核资料除外）。例如在资料上面标上标题或是分类、每个用具都加以编码保管等等。有时候，也可以加上插图，用图解的方式可能更简洁易懂。
　　　　下一个就是“活用便条纸”。便条纸一般来说，在部分动用在电话联络、留言的传达上面，但是也可以应用在这上面：
　　　　用在说明初步的工作上。这时候，也可以用图解、照片让人易于理解。只是便条纸如果就是这样排着，可能会被丢掉，所以在说明或是教育完毕之后，要归档保管比较好。
　　　　如果做到这一点，下次在进行同样的指导、教学课程的时候，又能派上用场了。如果能依照这些原则一步步指导部下前进，指导者这方应该也可以收事半功倍之效！

〈六〉合理安排时间

创造时间
　　　　我们前面所说的，“指导部下”这一环要上轨道的突破点的第一件，就是整理、整顿和便条纸的活用，我们在这里针对前一节第二点进一步做解说。
　　　　空出时间，指导部下，并给初学者一些他们干得了的工作。
　　　　如果很忙，就没有时间指导部下；因为没有时间，所以没有空让初学者一次又一次尝试错误的机会，到最后还是得公司的识途老马出手才行，无法培育出优秀的下属的公司，常有这种通病出现。
　　　　所以要指导部下，首先，指导者要抽出时间，这点是很必要的。我们这里再介绍几个秘诀。
创造时间的六个秘诀
　　　　（A）加紧速度
　　　　这一点是理所当然的，所以也不须多做解释。只是如果太过勉强自己加快脚步，使工作变得杂乱无章，你的努力就白费了。还有勉强的加速也是麻烦产生的因素之一，而且也无法持续。如果能注意不要犯这些错误的话，应该可以做得踏实、有效率。
　　　　（B）意识的转换要加快
　　　　从一件事情转移到处理另一件事情中间的空白时间，可能比花在处理一件事情上面的时间还要长。能够简洁快速完成工作的人，因为他们意识转换的速度很快，中间没有浪费太多的空白时间。
　　　　（C）节省时间
　　　　公事当中，有很多是“之前就做的工作”，所以没有多想，就接着做下来。但是工作是因为有必要所以才产生的，如果随着时间的流逝，以前需要做的，现在或许已经完全不需要了。这一类的工作，还是趁早停止吧！
　　　　（D）不要累积
　　　　如果因为平常很忙，连每天必须要做的公事，也一天拖过一天，就会累积工作。
　　　　累积一两天的工作还好，如果已经累积三天以上，后面要收尾可就得大费周折了。因为可能会记忆不正确、找不到档案、或是花很多时间在确认上面。所以要以“今日事今日完”为原则，尽量不累积工作，这样才能省下你的时间。
　　　　（E）活用零碎的时间
　　　　活用工作转换之间空白的三至五分钟的时间，例如写便条纸，将必须完成的工作逐一写下，这样你在继续后面的工作时，就会相当流畅。
　　　　（F）抽时间订定作战策略
　　　　“如果有时间，应该做些什么”如果一直这么想的话，那你永远找不到空闲时间。一天抽个十分钟、一星期抽半天的时间，利用这短短几分钟或几小时，来安排作战策略。任何事都走到尽头，才开始想下一步要怎么走，这样会浪费很多时间，倒不如将完成的工作整理好，照这个步骤安排，这种作战时间可能会使你的工作过程更加流畅，而且更有效率。

分配工作
　　　　那么我们就来谈谈我们还没有提到的第三点。就是“将工作和人员分类，依照难易度、经历、性格等等分配工作。”
　　　　一旦确实执行我们前面提到的“创造时间的秘诀”，领导者应该多少可以空出时间，指导部下。这时候，不管再怎么忙，工作还是会有起伏波动。
　　　　特意不将工作交给老手做，而抽出时间给初学者或是新进人员，让他们从实际的工作中尝试、习惯。
　　　　和这点同时实行的还有；将工作和人分类，依照难易度、经历、性格等等分配工作。例如“A作业由M、N先生负责”、“B作业由M、N先生，加上O、P先生负责”、“C作业由M、N、P先生，加上Q、R、S、T、U、V先生负责”、“D作业则由X、Y先生负责”做类似这样的分类和整理。
　　　　这样一来，当A、B、C工作增加时，不只M、N先生，O、P、Q、R、S、T、U、V先生也都可以动员。
　　　　当然，管理者的脑海里应该有这种动员团才对，可是一忙起来，产生先入为主的观念直接将工作丢给熟悉业务的Ｍ、Ｎ先生。这样一来，这两个老手又累积了一堆工作。
　　　　这样，好不容易才将业务熟悉的人，手边却没有工作可以学习，反而是Ｍ、Ｎ先生忙得不可开交，这种情况在很多公司都看得到。
　　　　就算已经知道的事情，可以通过协作整理分类，变得更加明确，也可以达到有效果的作业分配及协作体制。

〈七〉及时发现问题

发现问题
　　　　本章一开始，就提到迈入三十岁这个阶段之后，别人对你和二十岁的时候要求完全不同，“管理能力”、“指导能力”、“改善能力”都是你需要具备的。
　　　　一旦进入三十岁这个阶段，就成了公司或是部门的领导者，被赋予的期待也提高，例如整顿公司内的团队，引导团队前进，这些都是需要管理能力、指导能力还有改善能力。这一点我们之前也已经提到过了。前面已经针对管理能力和指导能力讲解过了，以下就针对第三种的“改善能力”做详述。
　　　　三十岁的中层干部，不能只是说一做一，进一步被要求要有自主地去发掘问题并加以改善的能力
　　　　刚开始我们曾针对改善能力的概述做过一番说明，“本人发现问题点，如果只是默默地改善是不够的。应该带动部属和后辈，让整个公司都一起推动改善运动。”话虽然这样说，但是想做到这种程度，的确相当困难。
　　　　首先，你自己本身要自主地去发现问题，然后思考更好的做法，并加以实行，这是先决条件。
　　　　那么我们就从“如何发现问题”开始。
　　　　发现问题的第一要点是———意识到理想、目标和现实之间的差距。
　　　　例如“这个月的销售目标，并没有订得很离谱，但是为什么还是不能达到目标（现实）呢？”我们就从这里开始吧！
　　　　第二个要点就是重新诚实地审视周边的事情。抱着“真奇怪”、“有点危险”、“真令人烦恼”、“真困扰”、“这是为什么呢？”、“这是什么？”这种态度去看，一定可能性发现很多问题。
　　　　例如，“在公司里，所有的领导干部里面只有我总是忙得团团转，真奇怪”、“这个公司里面，太杂乱，连个立足之地也没有。如果某个人不小心跌倒的话，会有点危险。”、“这个客户的付款条件愈来愈差，可能有点危险。”、“前工程进度一直落后，真烦恼”、“所以后工程的完工期限也受到影响，真困扰”等等情况。或者是“部门共有五个人，为什么只有他能快速完成（业绩抢眼）？”、“他和其他人使用不同的方法，是什么？”注意这些少见、优秀、不同一般的现象，可以成为改善的开始。
　　　　检查遗漏的盲点
　　　　第三个重点就是使用检验表或是矩阵表（直、横相交的表格），发现盲点。例如“检验销售业绩往上拉的营业员，他必定附带的基本东西”或是“将商品放在直轴，以访问次数为检验基准，就能知道访问次数对业绩的影响有多大。”等等类似的东西，就可以明白找出问题点、盲点，并知道哪里需要改善。
　　　　像这样子进行，不管是不是上面交代下来的，你如果身为公司的领导者（管理者），就应该为公司，自觉地将应该需要改善的地方找出来。这时候，如果可以邀请公司其他员工加入这个活动，那么应该可以慢慢发展成全公司的一种改善运动。
　　　　但是应该在什么阶段和公司其他员工说明呢？这点也得多下点功夫才行。是要你自己有某种程度的准备的时候，还是一开始就邀他们加入？如果一开始就请他们加入，对方必须要有相当程度的热情；如果对方没有干劲，那么你可能要先有万全的准备，再请他们加入。或是让热心的员工自主性的加入，这也能展现一些成果。
　　　　不管选择何种做法，全凭领导者的手法和状况而定。
　　　　但不论是哪一种方法，最好不要“强迫”。应该要让他们能实际体会“改善运动的实行，使我们可以更轻松的工作”或是“可以快快乐乐的完成工作”、“大家朝着同一个目标前进，互相合作发挥实力，呈现好的成果，这也是件很快乐的事情。”能不能做到要看领导者的手法。
　　　　但是，如果发现很多地方需要改善，不可能一次就全部解决，那么应该从哪一点着手，又牵涉到我们前面提到的“判断力”。“哪一件是最急迫的？”以紧急度最高的事件优先处理。但是如果单以紧急度为判断基准，那么优先处理的可能永远局限在眼前的事情，这样就无法做根本的解决。
　　　　所以也要注意“重要性”，试着挑战根深蒂固的重要问题。只是如果一开始就挑战重大的问题，可能不会有令人期待的成果出现，这样一来，会导致大家兴趣差。所以也要加入：实现性。
　　　　这一项刚开始的时候，可以找一些小问题来解决，让成果可以随即呈现在大家的眼前，这样员工们就会有成就。
　　　　如果激起了大家的兴趣，就可以慢慢朝更重要的问题前进。
　　　　不管怎么说，“改善”问题解决是踏出成功的第一步；这点很重要的。如果考虑东考虑西的，没有任何具体的行动，一切都只能在原地踏步了。

〈八〉培养尽责爱岗的精神

不藏私的重要
　　　　“要让改善运动（自主地发现问题和解决）在公司茁壮，就要创造成功的故事”但是也未必特地去这样做。首先只要先留意：
　　　　发掘公司里面优秀的想法或是knowhow，然后加以认定之后，