下一个轮到你-第10部分
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第五章 公共场合：做个受欢迎的公司人
第50招 如何主持大会
怎样利用这次难得的露面机会，提高一下自己的专业形象呢？如果你受邀担任会议主持，你是否知道你要干哪些事呢？亲自去参加一个会议，你就会知道什么样的主持是好的，什么样的主持不好。不过有一点是不言而喻的，即你必须时刻保持注意力集中，即使不是你说话的时候也一样如此。你的眼睛一刻也不能离开会场。要多学习别人是怎么做主持的，并逐渐形成自己的主持风格。除了要遵守所有的主持规则外（参见第27招），你还要注意以下几条：
● 通过着装的选择、动作的风格和说话的字眼来确定某次会议的具体基调；
● 在作介绍和感谢发言人时，要优雅得体、自然真实，不要喧宾夺主；
● 掌握好时间。要根据当时会场的气氛而定。如果某个人确实讲得比较精彩，那么你可以调整一下时间安排，允许他稍微多说一会儿。而如果另一位讲话人废话连篇，那就应该果断地让他打住；
● 掌握好提问。如果音响设备失灵，或者提问者没有正确使用音响设备，你应该耐心地替他重复一遍所提的问题，使其他人都能听清；
● 准备好对付起哄捣
蛋分子和应付新闻记者。
提示
你不可能得到全面详细的大会情况汇报，所以要自己事先想一想事情的整个过程，确信自己掌握所有情况——集会的主要目的、由谁发言、听众由哪些人组成，万一出了什么事可以找谁联络。如有必要，在大会前一天晚上把整个过程预习一遍。
第五章 公共场合：做个受欢迎的公司人
第51招 如何在大会上发言
在大会上发言是一个很好的露面机会，甚至在小会上也很难得。在这种场合，你要遵守的规则是演说要有效（参见第44招），但有时这种场合可能比你预想的要正式一点，而听众不上千的话，也有好几百。
演说
什么都行，就是不要一个劲地读你的讲话稿！
特别的例证方法
所有的演说主题，如果有例证和实例，会立刻变得更有吸引力，尤其是一些学术性、科学性和技术性的主题。大部分人只在语言上下功夫，而忽视了其他的感观途径。在一次中部地区医疗保健服务会议上，有个人在发言时向大家出示了一个色彩鲜明的儿童玩具，用以说明医疗人事管理的一个重要问题和谨慎选择从医人员的必要性，他的这一方法赢得了大家的喜爱。因为听众中不只是那些父母亲们才认识到了空洞确实需要声色来填补，而且这也正是你所应为之努力的。
焦点
在一次管理会议上，一个想像力丰富而处理低调的演说者走上讲台后，先点燃了一支蜡烛，然后等所有人都把注意力集中到这只蜡烛上来，全场一片寂静以后，他才从容不迫地开始演讲。这种“聚焦”的技巧需要胆量、耐心和强烈的现场感，但我确实见过好多次这种“聚焦”技巧，它对一群彼此不认识的与会人员来说，尤其管用。
演说录音录像
有时候有人会请求你同意他们对你的演说进行录音或录像，这是一件好事，不要拒绝，因为如果这种磁带拿去出售，或者你的演说稿在某种专业报刊杂志上发表的话，对你来说就是另外一次露面的机会。
请一个助手
这个人负责做一些你交给他做的事，照顾你的一天生活，帮你清理花销啦，或者给你倒杯水什么的，非常管用。
“把会议情况详细地告诉演说者，这会令他感到放松，从而使他达到最佳状态。听众们希望看到的发言者，是一个对其演说主题有兴趣，情绪高涨而站在讲台上看起来幸福的人。”
——梅尔·杰勃森（Mel Kibson），青年图书馆工作者会议秘书
提示
安排一个人负责给你录音录像，如果出来的效果不错，可以用来作为你的个人宣传计划的一部分。如果效果不行，则庆幸你自己作了这番努力，使自己得以从录像上知道自己在哪些方面还应有所改进。
第五章 公共场合：做个受欢迎的公司人
第52招 在会议上要表现积极
在参加会议时，问一个印象深刻的问题通常会使你的声誉增色不少，大家会认为你确实是一个有头脑的人。如果会议过程是被录下来的，或者将要写成文字的话，在提问时要先清晰地报出你的名字、职务及公司，并简短地说明一下你提问的背景和原因，然后再提问，一般不要超过30秒钟。研究一下参加会议的人员名单，并试着接近那些看起来对你的提问感兴趣或对你有用的人。
提示
不要羞于出口告诉别人你从他们的表现那儿学到了多少东西，或者你有多么的欣赏他的
讲话。相信你的这些话能同时感染你们双方。
第五章 公共场合：做个受欢迎的公司人
第53招 如何组织会议
会议并不一定真得有多大，它并不一定要达到那些在海岸城市召开的年度政治性会议的规模，它也可能只是一些经理们聚集在一起，用一天的时间讨论一下第二年的经营战略问题，或者是听一听在他们的专门利益领域内最新有些什么发展变化，再或者是一群志同道合的专家的年度聚会。
成功地组织一次会议能使你的名字被挂在人们口头上很长一段时间。大会提供了许多碰头、问候和露面的机会。甚至在会上受到了别人对你的抱怨，如果你回答得巧妙的话，也会大大地树立你的专业形象。你可以请个名声不错的会议公司某种专门帮人选择会议地点和组织工作的公司——译者注。
帮忙，他们能省却你许多选择地点和预订场地的麻烦。他们也许拥有所有会场的资料，或者能帮你在会场租金上打折什么的。
准备工作
●拟定会议的目的；
●拟定与会人员名单；
●作出会议预算；
●选择会场种类。某个会议中心能提供一个更专业化的环境，并拥有最优良的设备。饭店则通常有较好的伙食和服务。最好是两者兼得；
●选择合适的地点；
●参观会场；
●会议日程非常重要，半度假式的大会都有明显的优点和缺点；
●选择具体的会议室；
●注意第一印象；
●考虑需要宴席的种类；
●重审一下住宿条件，了解谁有什么特别需求，不同级别的与会人员是否在住房上有所区别，哪些事情需要要单个解决，哪些事情可以一块儿解决；
●开一个会议工作人员会议；
●要求每件事都有记录，使自己能获得一个完整的书面汇报，留有备份，会议当天要带在身边；
● 不要错过那些小的印刷通知，特别是那些有关取消什么东西的通知。
会议当天
检查一下布置情况、设备、音响、灯光、空调、暖气、外面的噪音、路障、椅子、桌子、图像设备，检查一下哪些设备包含在会场费里，哪些是需要另外收费的。这些事情要么你亲自动手，要么确信有人专门负责，并向你作汇报。
如果会场不提供会议安排计划的话，自己动手设计一份。
提示
作为一个会议组织者，你必须了解会场结构。如果你没有发现消防有问题，洗手间需要重新安置，或者通道不通畅，那就再好不过了。因为再没有什么比这些地方有问题更糟糕的了。
个人账单（电话费、理发费等）主要收费项目：
桌签
需要否？
是／否
全名及公司名／全名
请注明
会议要求
组织名称及地址：
电话：
组织者名字：
抵达时间：
会议日期：
抵达：
时间：
会期开始：
离开：
时间：
与会人员数量：
（请提供名单，并包含来访者）
住房数量：
（请注明残疾人姓名及特别要求）
为安全起见，请所有与会人员均佩戴会标
单人间数量：
双人间数量：
住房管理员：
（若与组织者不是一人）
会议室：
布局：
（请注明）马蹄型／教室型／剧院型／广场型／会议室型／游乐场型，等等
声像要求：
（所有会场均装有OHP，活动挂图，VHS回放装置及监视器，但请注明需要种类）35mm幻灯机／录音机／CCTV／演讲台／麦克风，等等（请注明需要种类及作用时间）电话：（是否需要外线功能？）是／否辛迪加会议室：
（所有辛迪加会议室均装有活动挂图，请注明是否需要声像设备）
需要数量：
声像设备：
承蒙Ashridge 管理大学允许使用，作者在此深表感谢。
第五章 公共场合：做个受欢迎的公司人
第54招 不要吝惜你的掌声
无论是公司内部的还是外部的嘉奖，以及在公众面前的露面都对你有好处。留意一下有没有你自己，你的工作小组或公司可以申请的任何合适的嘉奖。即使你并不一定能入选，申请的过程及其从中产生的好处也值得你付出这番努力。
如果你入选了，尽管还不知道是否获胜，你也要准备一份演讲稿和演讲设备。演讲要简短、有趣——如果你有自信在压力下仍能引人发笑，如果没有自信，不要轻易冒险。要听从组织者的安排，怎么做，站在哪儿，然后从哪儿出去，调整麦克风的高度，以及面对摄影机的镜头，等等。
如果在获奖面前有表现谦逊的必要，那就不要接受这份嘉奖，不然只会给你的竞争者带来痛苦。
提示
如果你是受奖者，穿着可以突出一点，但以不破坏你的入退场形象为限。微笑——办完应办的事——说谢谢——不要太激动——离开。
第五章 公共场合：做个受欢迎的公司人
第55招 行善：从身边小事做起
慈善性质的捐赠可能只是一件个人事务，但组建一个慈善的公共基金却能引起公众的注意。通过当地报纸、电台、杂志或者慈善机构本身的时事通讯散发一些公函式通告，不但能将组建公益事业的信息传播出去，而且也能提高你的个人知名度。
“我们向商业界发了一份时事通讯，使人们知道还有其他公司也在行善，并有可能使他们也加入进来。我们愿意和其他公司发展关系，并且希望他们的第一批捐赠像一颗种子，最终会长出一颗高大的橡树来一样。”
——肖·法兰奇（Shaun French），儿童慈善基金行动委员会合作开发处官员
提示
在慈善机构的公函式时事通讯上刊登一则你的消息，上面有你和你的受助人的合影照片，介绍一下你的资助人数、资助方式、资助人，以及来自各方的对你的感谢
