参谋助手论: 为首长服务的艺术-第29部分

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可能影响首长间的关系。　遇有这种情况，秘书不需要提醒首长，自己想着办好就可解决问题。　　　　　某集团军机关有不少干部的老人，户口是农村的，人长期住在他们这里。为了解决他们　看病的问题，政委指示有关部门，所有带老人的机关干部都给办理医疗证，费用由公家出。　副军长的母亲也是同样情况。秘书注意到政委只提了机关干部，忘了副军长也有位母亲在身　边。于是在办证时特意查看了一下，名单上果然没有副军长的母亲，便及时做了弥补。虽然　事情不大，但秘书这种人不知鬼不觉的弥补，却可以避免首长间可能产生的不愉快。　　　　　第三，首长考虑欠妥的事秘书去完善。　　　　　有些事情由于首长考虑得不周，或处理得欠妥当，可能会引出矛盾。秘书可以另想办法　合理解决。使矛盾得到化解。　　　　　有一年，几个首长的孩子一起长大，年底征兵工作开始时，都想去当兵。A　首长的两个　孩子学习不怎么样，但都当了兵。而C　首长只有一个孩子却没能走成，发牢骚：“有些人不　像话，我当副师长了他还是副团长。现在摇身一变，连一点情分都不讲。”秘书知道事情原　委，赶紧找武装部，把这个首长的孩子送走了。回来又找到C　首长说：“A　　首长听说你的孩　子也要当兵，让我去办的。”　　　　　　“啊，他还没忘了我。”　　　　　秘书又把情况向A　首长作了汇报。A　首长说：“能送去当然好，不然还以为我为难他呢。”　　　　　秘书的弥补工作，使首长双方都很满意。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　83　
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维护首长团结故意拖延的艺术　　　　　对于首长的指示和要求，秘书必须及时迅速地去办理，无端或任意拖延都是失职的表现。　而在协调首长关系中，采取必要的拖延方法，则是一种艺术。　　　　　所谓故意拖延，就是在首长们意见不统一的问题上，秘书通过合理的拖延，以求找到更　好的解决办法。　　　　　几个首长对某个问题有不同的思路、看法以至重大分歧，有的首长让秘书去办，有的首　长不同意秘书去办。秘书既不能说“是”，也不能说“不是”。最好的办法之一就是故意拖延。　或者暂时不办，或者慢慢地办，或者办一点停下来。让你办的首长问起来，你说：已开始办　了。不同意你办的首长问起来，你说：这不停着没有办嘛。当首长们的意见一致时，你就好　办了。　　　　　故意拖延是为了协调首长的关系，并不是真的不办。因此，采取这种方法应注意这样几　点。　一、拖延是有条件的　　　　　对于首长们有分歧的指示或要求，不是一律都能采取故意拖延的方法，只有具备了下列　条件才能拖延：　　　　　　第一，有较充足的时间。有些事情并不是马上就得完成，稍拖一拖并不误事。这时采　取拖延的方法，可以给首长们留下思考、讨论的时间和机会，以求得对问题的统一看法。某　院校要盖一栋师职家属楼，楼址选好后，主管领导从几个设计方案中确定了一个，让秘书交　给营管部门办理。但秘书了解到，其他一些领导对方案的选择有分歧。这时有关场地的清理、　工程队的招标以至建筑材料的购进等等尚未进行，有充足的时间来统一方案的选定。于是秘　书借故推迟数日向有关部门交待。并建议主管首长召开一次师职干部座谈会征求意见。最后　首长统一了思想，一致同意A　方案。事后，几个首长都对秘书说，亏了你晚送了几天方案，　要不然房子盖起来意见就大了。　　　　　第二，对首长们在急躁中、火头上作出的决定，秘书可以在口头上先答应下来，但在行　动上却要拖一拖。比如，某些首长酒后的意见，或在激烈的情绪中做出的决定，都可能缺乏　理智。这时拖一拖，待首长冷静下来，可能会采取更正确的作法。　　　　　第三，凭经验感到有明显疏漏的问题。如果急着去办，十有八九要产生不良后果，秘书　可以拖一拖，不急办，待确认无疑时再抓紧去办。　二、拖延是有限度的　　　　　有些事情拖一拖，问题仍未解决，就不能再拖了，必须马上干起来。否则，无论对错，　都可能误事。对此，秘书可以这样去办：　　　　　第一，执行大多数人的意见。首长们的意见有分歧，又难统一，但总有多数人的意见相　仿。秘书可以按多数人的意见去办，即使错了，也不违背组织原则。　　　　　第二，执行主管该项工作首长的意见。这些首长对这项工作负有主要领导和指挥的责任，　执行他的意见也是无可非议的。　　　　　第三，执行第一把手的意见。副职首长的职责是协助正职首长开展工作，秘书理所当然　地要服从正职首长的意见。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　84　
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　　　　第四，两个一把手有分歧时，秘书要公开建议他们统一思想。这里指的是带有全面性、　综合性的事宜，两个一把手负有同样的责任，秘书不能服从一个违背一个，否则无论对错，　秘书都要得罪一方。如果是属于军事工作领域或属于政治工作领域的事宜，则分别以军事或　政治首长的意见为依据。　三、拖延是有原则的　　　　　对于首长们的分歧意见，秘书应明确，下述情况是不能拖延的：　　　　　第一，紧急行动的命令或指示。无论首长们有什么分歧或矛盾，秘书都必须立即执行主　官首长的意见，否则后果不堪设想，秘书负不起责任。一次某师接到扑灭森林大火的命令，　当时，该师正分散在几个不同的地点执行施工任务，师长命令各部队立即就近登车赶赴现场，　而政委则认为应立即返回营区后再统一行动，这样有利组织和指挥。意见发生了分歧，秘书　毫不犹豫地按师长的意见撰写了行动命令。事后有人问秘书为什么不等首长意见统一了再行　动，秘书说：“火情迫在眉睫，没有时间等待统一思想，立即行动是第一位的。”　　　　　第二，首长不容商讨的决断。在首长执意要这样做，已没有拖延的可能的情况下，秘书　必须立即执行首长的命令。如有不良后果，由作出决断的首长负责。一次，某师进行军事演　习，机关的直属分队行至河边，天已黑下来又突然下起大雨。师长命令部队想尽一切办法渡　过河去，而其他几位首长认为黑天渡河本来就很危险，雨天又随时有洪水袭来，主张次日凌　晨过河。师长毫不犹豫地指示参谋人员立即下达渡河命令。谁不执行命令，影响了明天的正　面进攻演习任务，就撤谁的职。在这种情况下，任何人都不能故意拖延了。　　　　　第三，首长明示他完全承担责任。尽管有不同意见，但作出决断的首长明确表示，他对　一切后果负责。在这种情况下，秘书也不能故意拖延。1988　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年后门兵问题较突出，有个部　队把一位地方领导有残疾的儿子也收进部队当兵。秘书对首长说：“这样恐怕不行吧？”首　长说：“你少多嘴，这其中的轻重你知道吗？你照着办就行了，出了问题，由我负责。”秘书　只好照着办。至于后果，当然由这位首长负责了。　四、故意拖延要掌握方法　　　　　故意拖延的方法可分为缓、急两类。缓的方法很多，可以随便找许多理由拖着不办，或　缓办。比如当首长问起你：“那件事情为什么不赶快办呀？”你就说：手头有一件急事脱不　开身呀，一份稿子写了一半等着要呀，中途被上级召去汇报情况误了两天呀，等等。　　　　　急的方法有这几种：当首长要你打电话落实时，你拨个错号，连拨几次总是挂不通；当　首长让你去把某个人找来时，你走了几圈并没去，或去了同被找人串通好，就说没见到；当　首长指示你马上发电报时，你告诉机要人员这份电报先别急着发。等等。急的方法主要是对　付首长在急躁、火头上作出的不正确或不太正确的决策而采取的应急拖延方法。事实上，只　要稍拖一点时间，容首长冷静下来，首长会自己否定刚才的不正确决策的。　　　　　采取故意拖延的方法，无论是缓的还是急的，都需要配以其他的方法来促进问题缓解，　单凭拖延有时难以达到满意的结果，弄不好还会适得其反。　　　　　某部队在支援地方水电站建设过程中发生了一起翻车事故，C　首长具体负责这项工作，　他听说另一个首长向上汇报情况时，提到原因之一是领导不够重视，也缺乏具体要求和措施。　他得知这一情况后，火冒三丈，立即让秘书把某科长找来，想当面向另一首长对证是否有明　确要求和具体措施。秘书绕了一圈回来说，某科长不在。然后给C　首长倒杯水说：“首长，　他真来了也不一定就能解决问题，一是科长不好说话，有顾虑；二是其他首长也没面子。不　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　85　
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如我同科长谈谈，让他找机会同其他首长说明情况，这样做你显得更大度更有主动权。”C　首长喝了几口水，点点头：“也是，算了，别去找了。”拖延加引导，矛盾缓解了，秘书的做　法很得当。　　　　　为了使故意拖延产生良好效果，秘书首先应锻炼自己的应变能力。例如：在无准备的情　况下，能把话说得得体、流畅，不出纰漏。当采用急的拖延方法时，能马上对首长说出可信　的理由，并且把话说得生动、巧妙、有感染力。当采用缓的拖延方法时，能对首长的发问对　答如流，而且天衣无缝，又能使首长有所触动。　　　　　其次，要加强自信心的培养。要突破语言表达时的恐惧心理，善于表达内心的真实意向，　在首长面前敢于释放自己的智能，敢于把首长作为自己诱导的对像。这样，才能在积极的拖　延艺术中更好地发挥自己的作用。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　86　
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替首长搞好接待的艺术　　　　　替首长搞好接待，是秘书的一项经常性的工作。搞好这项工作，对于建立上下之间、左　右之间、内外之间的良好关系，确立首长在人们心目中的良好形象，至关重要。同时，对于　及时准确处理好来访者的问题，从中取得更多的信息，也关系极大。因此，接待工作就是首　长了解下情的一个窗口，进行调查研究的一种方式，为决策提供依据的一个渠道。　一、接待工作的特点　　　　　信访部门或其他一些部门接待来访工作，是以组织的名义专门接待来访者。替首长做接　待工作则不完全一样，其中大部分是来访首长个人，而由秘书出面接待。因此它们之间有许　多共同点，也有许多不同点。替首长搞接待工作，有三条明显的特点：　　　　　　（一）任务繁杂　　　　　来访者有的是事先约好，有的是突如其来；　　　　　有的是首长认识，有的是首长不认识；　　　　　有的是首长的远亲，有的是首长的老上级、老战友、老部下；　　　　　有的是很受欢迎，有的是遭人讨厌：　　　　　有的是第一次来访，有的是三番五次还要再来；　　　　　有的是代表一级组织，有的是代表个人或家庭；　　　　　有的是来求办事，有的是来解决问题；　　　　　有的是专程看望，有的是前来挑刺；　　　　　有的是衣锦还乡，有的是上门乞求。