忙里偷闲做女人-第17部分
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保持档案精简 定期清除你已丢弃产品的说明书和保证书，或过时的小册子和旧的名片。研究显示：百分之八十的文件从归档后就再也没有被看过。自问：“如果我再也找不到这个文件了，我是否可以从别的地方获得信息？”如果答案肯定的话，就可以清掉文件。如果你不确定，就先把它装在档案盒里吧。
在非高效的时间编档 如果你站着归档，依然会比较灵敏和迅速。那就这么做吧！
公司里有许多对女性升职的无形限制，经过多年抗争，一大批有自我意识的年长女性厌烦了在不适合她们的地方适应环境，转而去创建适合她们自己的公司。
——裘琳？贾德菲（作家）
与信息同步
我们每天都获得大量的信息，却失去了通常的判断能力
——格特鲁德？斯坦（作家）
杂志、专业期刊、时事通讯、目录，除非对收到的出版物进行评估拣选，要不然你很容易被它们淹没。自问：“如果我没有获得这个信息会发生什么事情？”或者“它是否能时常提供我确实需要的信息？”下面的几个诀窍可以使你更有效率的阅读：
阅读时一笔在手 读报告、提议和文件时可以标出重要的段落。你有任何想法、评论或问题，都可以写在页边的空白处。
不要让报纸堆积 快速浏览你订的日报，通常在外封皮上的新闻概要可以节省你的时间。如果你看到一个重要的文章，把那页撕下来夹到你的文件夹里，这样你可以在晚上看电视时、等待约会时或乘坐交通工具时阅读，然后把报纸再利用。至于周报，它们一到，就把它们分解开，摒弃那些你不感兴趣的部分，比如你并没有买汽车或找工作的打算，就把这些部分立刻扔掉。
浏览杂志的目录表 如果发现比较有趣的文章，你同样可以把它们撕下来，有必要的话注明来源和日期，然后把杂志或时事通讯的剩余部分抛开。一旦你读完了这篇文章，你可以丢了它、传给其他人或者把它放到一个你用于参考用的永久文件夹里（如养猫，饮食，园艺等）。
每周阅读两次 每次30分钟，把它安排到你的日程里。
订阅报纸和杂志 不要中途停在报贩那儿买、或周末出门去买，这样会节省你的宝贵时间。
参加速读培训课程或者买本教你如何更快阅读的书 如果你读什么都是同样的速度，那么这个对你特别适用。
删除垃圾邮件
如果垃圾邮件，无论是印刷版还是电子版的都变成一个浪费时间的问题，下面一些方法可能会对你有所帮助：
从邮寄名单中划掉你的名字 你可以通知邮局和直接广告商告诉他们希望从他们的名单中划掉自己的名字。你也可以写信要求他们这么做，还可以在你收到的商业或其他邮件的底部，附个简短的手写留言并寄回去。如果你表示不想收到他们的广告，发件人通常会乐于合作，大多数发出的邮件都比较昂贵，而且如果邮件达不到营销的效果，发件人也不会特别想给你寄邮件。
投诉 如果你的问题依然存在，试着联络你所在地的市场监管协会，要求把你的名字从所有的广告目录单中划掉。
使用“禁止垃圾邮件”的标志 在你的邮筒上贴一个通知，明确而清楚的表明你不希望收到任何非订阅邮件。
禁止广告 如果你收到电子垃圾邮件，找到邮件底部的“自动回复”或“非订阅”的邮箱地址，按邮箱地址发一封电子邮件，主题开头为“撤回”。
标准化信函
记住：“不可能”意味着“我可能”。
——萨克（艺术家、诗人）
因为家庭和工作的关系，你经常要发多种格式的信函：如感谢信、道歉信、投诉信、祝贺信、查询信息的信、邀请函等等。你可以通过设置标准化信函格式的方式节省大量的时间。如向不同的人重复发信息，你要做的无非是改一下日期，问候和地址。当你向孩子的老师索要学校计划的咨询信，或发出求职信，筹款申请，以及婉拒信时，这个方法也同样实用。现成的软件包可以使你的工作更快捷、更有效，比如创建一个邮件资料库，包括所有可能用到场合的邮件。家庭版软件包也是一样，它包括家庭娱乐和教育系统。
第43节：保证工作质量（5）
寄送个人业务通讯 虽然并不是每个人都喜欢它，但它的确节省时间。并且可以预防写作中瓶颈问题，还可以使你和家人及朋友经常保持联络。
电脑
我们过去曾经有过很多悬而未决的问题。现在有了电脑，我们知道了答案，而我们却不再像过去那样思考问题了。
——彼德？乌斯蒂诺夫（英国演员）
尽可能多地给你的电脑系统装些能够提升速度、节省时间的工具。
做功课 当你需要比较不同的型号电脑功能时，电脑杂志是可利用的信息源。
买个超级快的机型 扩大内存容量或随机存取内存（计算机随机数据存储软件），运行最新的软件起码需要双倍于最小值的内存空间。高速调制解调器，因特网连接，巨大的硬盘容量，打印机，键盘鼠标或轨迹球，以及大屏幕的显示屏也是很有必要的。如果你使用光驱，你或许还需要买声卡和音箱，并根据你工作的性质决定是否需要配置扫描仪或数码相机。使用自动备份的磁带驱动器（类似于海量储存器）来保障文件安全也是个不错的选择。
备份，备份，还是备份 要知道，你电脑上的任何数据都是容易受到攻击的，并可能演变成一场灾难。从供电高峰、病毒到普通的人为过失，都可能导致灾难的发生。把所有的东西都备份在磁盘上，并激活你电脑上的自动“保存”按钮，使它每15分钟就自动保存一次。
买个好的稳压器 如果你住的地区经常出现供电高峰，你会特别需要这个。
保存你购买电脑时配送的所有文件 包括用户指南，各种担保文件和软件安装盘等。
向专家请教 为了不打击你的自信，节省尝试的时间，请一位电脑专家用一个小时来教你如何使用，让他帮你调整硬件，或安装一些更好的软件。你也可以找电脑销售商为你推荐这类的专家。你投入的资金可抵销税款，同时又可以得到好的电脑操作经验，何乐而不为呢？
硬盘
一个硬盘就好像一个电子文件柜，如果你不停的往里塞文件和程序，却不删掉任何东西，无论容量有多大，它最终会超负荷的。除非你开始删掉旧的电脑文件和不用的程序，否则你不会意识到自己浪费了多少时间和空间。
创建档案夹 如果你不确定一个特定的文件是否需要保留，就创建一个档案夹，先把文件放在那里。如果你的电脑以前归别人使用，这个方法尤其适用。这可以使别人的文件仍然存在硬盘上。同时逐个检查文件的日期并查看里面内容的内容是否有保存价值。
把文件拷到软盘上 如果你想要保存特定的文件，就把它们拷到软盘上，然后把软盘妥善保管。当你把文件拷到软盘上后，在软盘上贴个标签，并注明文件内容。
删除旧程序 虽然你已经用了几年的Windows系统了，但是你还保留着基于DOS版本运行的程序，还有那些你从网上下载下来的软件包，用了一阵子后发现并不喜欢它，那么，应该把它们毫不留情地删掉。
把打印稿扔掉 自问是否需要同时保存打印稿和电子版？同时保留两者往往没有什么意义。
预防病毒
有些电脑病毒是无害的，只是自动弹出一些愚蠢的画面和信息。但是，很多病毒是致命的，它们可以彻底毁掉你的电脑和硬盘。因此要时刻注意保护你的电脑不受病毒侵袭。
安装使用高质量的杀毒软件 最受欢迎的杀毒软件是Norton和Virex，但这个领域时时刻刻都在变化，你还是要咨询一下电脑专家。无论你用哪个软件，都要确保把软件设定为：每次开机时自动扫描硬盘，并使用嵌入式程序定点杀毒。
总是扫描软盘和光盘 不要用未扫描的软盘或光盘启动计算机，更不要打开陌生人或陌生地址发来的附件。那些看起来优惠的离谱报价通常是骗人的，特别是当它来自于一个陌生的地址时。这听起来好像是个常识，大家都知道，但是散播电脑病毒的人既狡猾又善于伪装，使得我们大多数人都因好奇心作祟而落入他们的圈套。
第44节：保证工作质量（6）
每日升级 每天都有多达10种的病毒被散播出来，而这种频率更有上涨的趋势。大多数杀毒软件包要求你定期升级。通常，你可以通过它们的网站免费升级杀毒软件。
删除病毒 如果你发现了病毒，不要手软。运行你的杀毒软件识别并隔离病毒，或者删除它。如果问题依然存在，联系你的电脑专家。记住，大多数数据最终是可以从硬盘中恢复的。
留心恶作剧 和病毒一样可恨的是病毒恶作剧，即在电子邮件里声称发现新病毒，并且提示你如何清除病毒（通常会让你删掉基础软件的一部分）。如果你对它产生怀疑，就去病毒监控网站（如Symantec）看看，这些网站会发布最新的真正病毒预警，也会曝光病毒恶作剧。
必要装备
办公桌
桌子尺寸和形状 你需要多大的办公桌？需要多少抽屉？
合适的椅子 它应该有可调节的座位，靠背和扶手；座位垫子应稍稍前倾，这样它就不会把你腿的后部陷进去。它还要具有灵活性，可以旋转，倾斜；滚动的轮子会使你活动自如。
正确的姿势 打字时手腕放平，与肘平行或稍稍低一点，这样你的前臂就可以自由活动。打字时向上或是向下抬起手腕，会给肌腱和神经带来更多的压力。如使用可调节高度的键盘，使自己工作起来更加舒适。如果键盘放在桌上，不能调节高度，那就把你的椅子提升到合适的高度，脚下面可以放一个脚凳。绝不要把你的手腕放在桌子边缘，这样也会给肌腱和神经增加压力。而使用腕垫或手垫是一个不错的选择。
调整显示屏的角度 要放在你可以直视的角度，看屏幕时无需你抬头或低头。调整设置，降低屏幕的亮度，同时考虑装一个防护屏。为了将你脖子的疲劳降到最低，可以在你的显示屏旁边安一个文件固定器。它可以把文件固定在屏幕旁，这样会减少眼睛和脖子的移动。
放个脚凳 它是一个很重要却常被大家忽视的物品，它可以减轻你大腿后部的压力，缓解背部疼痛和促进身体的血液循环。想不到吧！
不要在灰暗的灯光下工作 最理想的状况是，要有充足的光线可以读文件，同时又不能太亮，以免你看不清电脑屏幕，你应该在窗户上安上可调光线的窗帘。
设备
除了办公桌，计算器、钟表、联系用的地址簿或卡片夹、台灯、记事本、留言板、纸盒、垃圾桶之类的基础设备也是必不可少的。
电话 选择一款多功能电话，如按钮拨号，带来电显示的LED显示屏。记忆�
